La notion de productivité revient aujourd’hui dans toutes les bouches. On peut considérer cela comme une excellente nouvelle, car « une productivité plus élevée signifie que chaque heure travaillée permet de produire plus ». Il s’agit en réalité de travailler plus intelligemment, et il est possible d’améliorer la productivité dans presque tous les secteurs de l’entreprise.
Voici 5 façons d’augmenter la productivité de votre entreprise, sans mettre en péril la qualité de l’environnement de travail de vos employés.
1. Outil de gestion de projet
Grâce à ce type d’outil, l’entreprise dispose de son propre espace de travail réservé à la gestion de projets. Les utilisateurs doivent télécharger et installer un programme, ou bien se connecter en ligne. Ils peuvent, au sein d’une interface dédiée, créer des tâches, participer à des discussions, éditer, sauvegarder et partager des documents. La plupart des outils de gestion de projet incluent un flux d’activité qui permet à tous les collaborateurs de connaître la nature, le moment et l’auteur des modifications, avec possibilité de commenter.
Avantages :
- Meilleure harmonisation des objectifs du projet,
- suivi précis et en temps réel du rendement général,
- vision des tâches et de la progression des autres collaborateurs,
- amélioration de la communication,
- augmentation de la participation et de l’implication grâce aux communautés en ligne
2. Services de sauvegarde de données
Basé sur le modèle du logiciel service (SAAS), ce type de service constitue un moyen simple de sauvegarder et stocker des données sur un serveur distant. L’utilisateur télécharge les fichiers directement depuis son ordinateur, ou bien installe un logiciel qui collecte, compresse, code et télécharge les fichiers. Il existe différents types de forfaits, en fonction de l’espace de stockage et du niveau de sécurisation des données requis.
Avantages :
- Protection des données contre le vol, les catastrophes naturelles et les erreurs humaines
- réduction des coûts (pas d’investissement initial),
- accès partout dans le monde avec une connexion internet,
- évolutivité
Selon les fournisseurs, des options versionnage de fichiers, accès mobile et sauvegarde automatique peuvent être incluses dans le forfait.
3. Gestion de feuilles de temps en ligne
Les feuilles de temps permettent aux utilisateurs d’inscrire l’heure de début et de fin d’une tâche. De plus, un logiciel de feuille de temps qui inclut aussi son évaluation de rendement et d’autres données importantes, comme la validation du temps de travail, la production de rapports et la facturation automatique offrent un gain de productivité indéniable.
Avantages :
- Stockage des feuilles de temps dans un emplacement unique en ligne,
- amélioration du classement,
- élimination des saisies inutiles et des erreurs,
- suivi de la rentabilité des projets en temps réel
4. Contrôle des stocks
Ces outils intègrent les données sur les stocks aux systèmes d’achats, de comptabilité et de commerce électronique. Une visualisation rapide des périodes achalandées ou d’activité réduite permet un meilleur ajustement au niveau des stocks.
Avantages :
- Réduction des niveaux de stock,
- meilleure anticipation,
- amélioration de la gestion du fonds de roulement
5. Outils de comptabilité
Ils permettent de gérer tous les aspects financiers de l’entreprise. Paiement des comptes, facturation, calcul des taxes de vente, automatisation des transactions du grand livre, suivi des flux de trésorerie sont regroupés. Les versions plus avancées offrent des modules de paie, le contrôle des stocks, l’analyse des ventes et des rapports détaillés.
Avantages :
- Tenue de comptes,
- meilleure compréhension du rendement financier global,
- création d’états financiers consolidés,
- réduction des comptes clients en souffrance
L’augmentation de la productivité n’est pas forcément synonyme d’accélération des cadences ou de robotisation poussée (et donc de perte d’emplois). Les outils innovants d’amélioration de l’efficacité en entreprise satisfont les besoins du personnel autant que ceux du dirigeant.
